Choć lista obecności jest prostym dokumentem, to prowadząc ją nietrudno o błąd. Są zasady dotyczące jej sporządzania, których należy bezwzględnie przestrzegać. Dowiedz się więcej o tym, w jaki sposób prowadzić listę obecności, aby uniknąć formalnej wpadki.

Lista obecności w pracy a ewidencja czasu pracy

Lista obecności i ewidencja czasu pracy to dwa zupełnie różne dokumenty. Który z nich jest obowiązkowy?

Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika jest prawnym obowiązkiem pracodawcy. Natomiast lista obecności jest dokumentem pomocniczym. Jej prowadzenie nie jest wprost wymagane przez przepisy. Jednak jej sporządzanie jest standardem w wielu firmach. Ułatwia ona zbieranie danych potrzebnych do stworzenia obowiązkowej ewidencji. Co istotne, listę obecności można prowadzić zbiorczo, np. dla całego działu. Z kolei ewidencja czasu pracy to dokument sporządzany osobno dla każdego członka zespołu.

Jakie informacje zawiera lista obecności?

Kodeks pracy nie podaje wzoru listy obecności. Daje to pracodawcom pewną swobodę w jej projektowaniu. Podstawowa lista obecności w pracy powinna zawierać minimum niezbędnych informacji:

• okres, którego dotyczy (zazwyczaj miesiąc kalendarzowy),
• imię i nazwisko każdego pracownika,
• podpis potwierdzający obecność pracownika.

Taki dokument może dodatkowo zawierać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, łączną liczbę przepracowanych godzin w danym dniu oraz wyszczególnienie pracy w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej. Niektórzy pracodawcy dodają też pole na podpis bezpośredniego przełożonego jako dodatkowe potwierdzenie obecności pracownika.

Czego nie można umieszczać na liście obecności?

Od maja 2018 roku, czyli od wejścia w życie RODO, zabronione jest wpisywanie na liście obecności jakichkolwiek informacji o przyczynach nieobecności pracowników. Adnotacje typu „L4”, „urlop na żądanie” czy „opieka nad dzieckiem” umieszczone na ogólnodostępnej liście naruszają przepisy o ochronie danych osobowych. Takie dane mają charakter wrażliwy i mogą być przetwarzane wyłącznie w ramach indywidualnej ewidencji czasu pracy.

W jakiej formie prowadzić listę obecności?

Przepisy nie narzucają konkretnej formy prowadzenia listy obecności. Można prowadzić tradycyjną papierową listę, którą pracownicy podpisują każdego dnia lub skorzystać z nowoczesnych rozwiązań elektronicznych.

Papierowa lista obecności

Papierowa lista obecności sprawdza się w najmniejszych firmach, gdzie liczba pracowników nie przekracza kilku czy kilkunastu osób. Jest to rozwiązanie tanie i nie wymaga żadnych inwestycji w infrastrukturę IT. Jednak ma swoje ograniczenia – dokumenty papierowe łatwo się gubią, niszczą, a ich archiwizacja zajmuje sporo miejsca. Ponadto jej prowadzenie sprzyja nieetycznym praktykom, jak wpisywanie na listę nieobecnego kolegi.

Elektroniczna lista obecności

W firmach coraz częściej stosuje się elektroniczne listy obecności. Jest to system informatyczny, który automatycznie rejestruje godziny przyjścia i wyjścia pracowników oraz eliminuje ryzyko pomyłek czy manipulacji danymi. Pracownicy mogą potwierdzać swoją obecność za pomocą kart zbliżeniowych, kodów QR, a nawet aplikacji mobilnych. Listy elektroniczne sprawdzają się w zespołach pracujących zdalnie lub hybrydowo. Pracownik może potwierdzić obecność w pracy z dowolnego miejsca z dostępem do internetu.

Lista obecności to nieobowiązkowy, ale przydatny i ważny dokument pracowniczy. Natomiast jej prowadzenie w wersji elektronicznej eliminuje błędy, oszczędza czas i zapewnia zgodność dokumentacji z przepisami.