Księgowość w firmie nie kończy się na wystawieniu faktury, zaksięgowaniu kosztu czy wysłaniu deklaracji. Równie ważne jest prawidłowe przechowywanie dokumentów, bo to one potwierdzają, że rozliczenia przedsiębiorcy są rzetelne i zgodne z przepisami. W praktyce to właśnie brak dokumentacji bywa problemem podczas kontroli, sporu z kontrahentem albo weryfikacji rozliczeń za wcześniejsze lata.

W tym artykule wyjaśniam, jakie dokumenty księgowe warto archiwizować, jak długo trzeba je przechowywać i jak uporządkować firmową księgowość, aby nie tworzyć sobie ryzyka podatkowego. Tekst jest skierowany do właścicieli firm, którzy chcą podejść do tematu praktycznie i merytorycznie.

Dlaczego przechowywanie dokumentów w księgowości ma znaczenie

Dokumenty księgowe są podstawą rozliczeń podatkowych. To one potwierdzają przychód, koszt, datę sprzedaży, zapłatę, korektę albo zasadność zastosowanej stawki. Jeżeli przedsiębiorca nie może ich okazać, ma słabszą pozycję wobec organu podatkowego i trudniej mu obronić swoje rozliczenia.

Właściciele firm często popełniają ten sam błąd: zakładają, że skoro dokument został wysłany elektronicznie albo rozliczenie zamknięto w danym roku, to temat jest zakończony. Tymczasem obowiązek przechowywania dokumentów trwa dłużej i zależy od rodzaju dokumentacji. Inny termin dotyczy ksiąg podatkowych, inny dokumentów rachunkowych, a jeszcze inny akt pracowniczych.

Jakie dokumenty księgowe przedsiębiorca powinien przechowywać

Faktury sprzedażowe i zakupowe

Podstawą firmowej księgowości są faktury sprzedaży i zakupu, w tym faktury korygujące, duplikaty oraz dokumenty powiązane z rozliczeniem VAT i kosztów. W praktyce przedsiębiorca powinien przechowywać zarówno dokumenty przychodowe, jak i kosztowe, bo jedne potwierdzają obrót, a drugie zasadność ujęcia wydatku w księgowości.

W tej grupie warto uwzględnić też paragony z NIP, noty księgowe, potwierdzenia zwrotów, dokumenty magazynowe i korespondencję, jeżeli wpływa ona na treść rozliczenia. W razie kontroli liczy się nie tylko sam dokument główny, ale także możliwość odtworzenia całej operacji gospodarczej.

Księgi podatkowe, ewidencje i rejestry

Jeśli firma prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, musi przechowywać samą księgę oraz dokumentację związaną z jej prowadzeniem. To samo dotyczy innych ewidencji używanych w księgowości, na przykład rejestrów VAT, ewidencji środków trwałych czy wyposażenia, jeżeli są wymagane dla danej formy rozliczeń.

W spółkach i innych podmiotach prowadzących pełną księgowość zakres archiwum jest zwykle szerszy. Obejmuje między innymi księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe.

Dowody zapłaty, wyciągi, umowy i korekty

Dobra księgowość nie opiera się wyłącznie na fakturach. Właściciel firmy powinien przechowywać także potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe, umowy z kontrahentami, aneksy, protokoły odbioru, dokumenty kasowe oraz dokumentację potwierdzającą wykonanie usługi lub dostawę towaru. To szczególnie ważne wtedy, gdy urząd bada realność transakcji, a nie tylko sam dokument sprzedaży.

Dokumenty kadrowo-płacowe

Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników albo współpracuje na podstawie określonych umów, powinien oddzielić dokumenty księgowe od dokumentacji pracowniczej, ale nie może o niej zapominać. Akta osobowe, dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz część dokumentów ZUS podlegają osobnym zasadom przechowywania.

Jak długo przechowywać dokumenty w firmie

Dokumentacja podatkowa

Co do zasady księgi podatkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W praktyce najczęściej oznacza to 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Trzeba jednak pamiętać, że w określonych sytuacjach ten termin może się wydłużyć, na przykład wskutek zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia.

To ważne rozróżnienie. Przedsiębiorca nie powinien kierować się samą datą wystawienia faktury. Dla podatków istotny jest moment związany z terminem płatności zobowiązania, dlatego praktyczne archiwum powinno uwzględniać margines bezpieczeństwa.

Dokumentacja rachunkowa

W przypadku podmiotów objętych ustawą o rachunkowości okresy przechowywania zależą od rodzaju dokumentu. Ustawa przewiduje odrębne zasady dla ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych i sprawozdań finansowych, więc nie każdy dokument można potraktować jednakowo. Dlatego przy pełnej księgowości najlepiej budować archiwum według kategorii dokumentów, a nie jednego ogólnego terminu.

Jeżeli chcesz podać na stronie konkretne liczby dla każdego rodzaju dokumentu, warto uzupełnić publikację o osobną tabelę opartą bezpośrednio na aktualnym brzmieniu art. 74 ustawy o rachunkowości. [VERIFY: tabela terminów dla poszczególnych kategorii dokumentów rachunkowych według aktualnej wersji ustawy]

Dokumentacja pracownicza i KSeF

Dokumentacja pracownicza rządzi się innymi zasadami niż klasyczna księgowość podatkowa. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania wynosi co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla części starszej dokumentacji mogą nadal obowiązywać dłuższe okresy, nawet 50 lat, jeżeli nie została spełniona procedura skrócenia.

Warto też pamiętać o KSeF. E-faktury w systemie są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. To duże ułatwienie organizacyjne, ale nie zwalnia firmy z myślenia o całym obiegu dokumentów, bo poza samą fakturą często trzeba zachować także inne dowody związane z transakcją.

Jak uporządkować księgowość i archiwum dokumentów

Najlepsze archiwum to takie, w którym da się szybko odnaleźć dokument po dacie, kontrahencie, rodzaju operacji i roku rozliczeniowym. W praktyce sprawdza się prosty podział na cztery grupy: sprzedaż, koszty, bank i kasa, kadry i płace. Do tego warto dodać osobny folder na umowy, korekty oraz dokumenty właścicielskie. To nie wynika wprost z jednego przepisu, ale znacząco ułatwia wykazanie rzetelności księgowości podczas kontroli. [VERIFY: dobra praktyka organizacyjna, nie norma ustawowa]

Jeżeli firma przechowuje dokumenty elektronicznie, musi zadbać o ich czytelność, integralność i szybki dostęp. Sam skan wrzucony do przypadkowego folderu nie tworzy jeszcze bezpiecznego archiwum. Potrzebne są nazewnictwo plików, kopie zapasowe, ograniczenie dostępu i spójna procedura współpracy z biurem rachunkowym. [VERIFY: opisać w polityce obiegu dokumentów firmy]

Dla właściciela firmy kluczowe jest też ustalenie odpowiedzialności. Nawet jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, przedsiębiorca powinien wiedzieć, które dokumenty przekazuje, kto przechowuje oryginały i jak wygląda procedura odzyskania dokumentacji po zakończeniu współpracy. To praktyczny element bezpieczeństwa, o którym wiele firm myśli dopiero wtedy, gdy pojawia się problem. [VERIFY: rekomendacja operacyjna]

Praktyczne wskazówki dla właściciela firmy

Po pierwsze, zrób listę dokumentów, które faktycznie powstają w Twojej firmie. Inne archiwum będzie mieć freelancer bez pracowników, a inne spółka handlowa z magazynem i zespołem. Księgowość powinna być dopasowana do skali działalności, a nie kopiowana z wzoru innej firmy.

Po drugie, nie trzymaj wszystkiego w jednym miejscu bez podziału. Dokumenty podatkowe, rachunkowe, kadrowe i umowne powinny być rozdzielone. Dzięki temu łatwiej pilnować terminów przechowywania i szybciej reagować na pytania urzędu lub księgowej.

Po trzecie, nie usuwaj dokumentów automatycznie po 5 latach. Najpierw sprawdź, jakiego rodzaju dokumentu dotyczy termin i czy nie biegnie on według innych zasad. To szczególnie ważne przy pełnej księgowości, zatrudnieniu pracowników i dokumentach powiązanych z KSeF.

Po czwarte, pamiętaj o dokumentacji także po zamknięciu działalności. Zakończenie firmy nie oznacza końca obowiązków archiwizacyjnych. Część dokumentów nadal trzeba przechowywać przez wymagany okres również po likwidacji działalności.

Księgowość wymaga nie tylko rozliczeń, ale też porządku w dokumentach

Dobrze prowadzona księgowość, to nie tylko poprawne podatki, lecz także kompletna i uporządkowana dokumentacja. Przedsiębiorca powinien przechowywać przede wszystkim faktury, księgi i ewidencje, dowody zapłaty, umowy oraz – jeśli zatrudnia ludzi – dokumentację pracowniczą. Kluczowe jest jednak nie tylko to, co archiwizujesz, ale też jak długo i w jaki sposób. Warto zasięgnąć wsparcia księgowości od Moore Polska, aby mieć pewność.